Il processo per la sua definizione si basa sul modello di controllo che l’azienda ha scelto e approvato, è a carico dell’ufficio “pianificazione e controllo” che può coinvolgere nello svolgimento dell’attività anche altre direzioni aziendali: direzione commerciale, acquisti, HR, amministrazione e finanza.

Negli ultimi anni le maggiori criticità che si trovano ad affrontare le aziende nel governo del proprio business sono sostanzialmente di due tipologie:

1. Durante la definizione del budget è necessario poter valutare e prendere in considerazioni diverse opzioni e diverse ipotesi di lavoro per poter prevedere e considerare gli effetti di tutti gli eventi interni o esterni all’azienda che potrebbero incidere sul business nell’anno successivo
2. Durante il corso dell’anno, durante il monitoraggio dei risultati, l’alta direzione richiede sempre di più delle revisioni di budget che adeguino gli obiettivi iniziali al nuovo “status-quo” che costituito a causa di fenomeni non previsti inizialmente; alcuni esempi recenti di tali eventi sono la pandemia covid, la crisi energetica e la guerra in Ucraina

Per prepararsi ad affrontare diversi scenari, dunque, è opportuno aiutarsi con simulazioni “what if”, che mostrano come variano gli obiettivi cambiando le ipotesi di partenza sulle quali è stato costruito il budget. Ad esempio nell’ambito della GDO, nella definizione degli obiettivi di un punto vendita potrebbe essere necessario capire come incide su di essi l’apertura di un punto vendita di un concorrente nelle vicinanze oppure identificare il momento adatto per fare degli interventi di manutenzione straordinaria.

Utilizzando tool software dedicati, si possono generare più versioni di pianificazione, ognuno con una variante ipotizzata dal personale dell’azienda affiancato da consulenti esperti dell’applicazione.

Quali sono le attività di verifica dei risultati nel budget aziendale?

A seconda dell’area aziendale i criteri per determinare il budget possono essere diversi, ad esempio la previsione potrebbe essere calcolata a partire dai valori storici delle materie prime, dei prezzi di mercato dei prodotti finiti, dei costi dell’energia, delle risorse umane e da altri necessari per definire gli obiettivi aziendali nel periodo di interesse, solitamente un anno.

Il budget aziendale finale è determinato come integrazione dei vari budget di area e la sua gestione è tanto più articolata quanto più ampie sono le dimensioni dell’impresa, e gli utenti coinvolti nella sua determinazione e monitoraggio.

I tool consentono di strutturare bene gli algoritmi di calcolo, i workflow approvativi e i profili di accesso ai dati. Il vantaggio è ancora maggiore per aziende medio/grandi e società di gruppo con varie sedi nel mondo che hanno diverse lingue, valute o criteri di calcolo differenti tra società o business unit, perché alcune di queste funzionalità sono nativamente presenti in questi software.

Il controllo di gestione, poi, si occupa di confrontare, con cadenza mensile o trimestrale, i dati previsionali di Budget o Forecast con quelli reali, ricavati dai sistemi ERP aziendali, per verificare il raggiungimento o meno degli obiettivi del periodo. La presenza di scostamenti richiede di fare ulteriori analisi sulle cause per poter consentire ai responsabili di area di apportare le attività correttive necessarie.

Come sfruttare al meglio le simulazioni per gestire il budget aziendale?

Nel corso dell’anno ci si può trovare con scenari reali diversi da quelli ipotizzati, conseguenti a variazioni nei parametri di riferimento con cui è stato costruito il Budget. I valori possono cambiare e anche di molto, com’è accaduto con l’impennata dei costi di energia e materie prime all’inizio del 2022, a causa della guerra in Ucraina.

Solo dopo il confronto tra valori previsionali e consuntivi, si può stabilire se e come intervenire per adeguare gli obiettivi. Per farlo, occorre analizzare rapporti schematici con tabelle di confronto che evidenziano gli eventuali scostamenti e la loro entità.

Sfruttando le simulazioni è possibile generare diverse versioni del Budget, rendendo i responsabili di area consapevoli degli effetti che si otterrebbero a seconda delle azioni che si vogliono mettere in atto in relazione alla situazione corrente. Generandole con apposite applicazioni e tool è possibile prendere in considerazioni più tipologie di azioni, valutandole singolarmente o in mix per tener conto delle sinergie tra di esse.

Perché i software di simulazione aiutano nella gestione del budget aziendale?

I responsabili dell’azienda, che ne conoscono attività e dinamiche, oltre a definire il Budget aziendale possono definire anche degli indicatori di performance (KPI, “Key Performance Indicator”, come: margine di contribuzione, valore della liquidità o incidenza del costo del personale sul fatturato) da tenere sotto osservazione per verificare l’andamento delle attività in corso.

Il supporto di consulenti esperti del settore può aiutare l’azienda a identificare quali siano i KPI più significativi per valutare “a colpo d’occhio” l’andamento dell’azienda.

Gli applicativi aziendali più evoluti comprendono funzioni per la generazione di simulazioni da utilizzare nella creazione del budget. Il software aiuta a valutare diversi scenari, generando varie versioni con i risultati che si otterrebbero impostando diversi ipotesi iniziali. È l’esperienza dei responsabili aziendali a fornire le variazioni possibili, per esempio ipotizzando diversi prezzi di vendita o costi delle materie prime, per valutarne le conseguenze.

 Analizzando le simulazioni, i responsabili di area sono pronti per fornire le direttive necessarie a ottenere il miglior risultato possibile con i costi più contenuti.

In questo modo, l’impresa ottiene un vantaggio competitivo grazie a un controllo di gestione funzionale, efficiente e che interviene in modo tempestivo. Inoltre il coinvolgimento dei diversi settori aziendali nella verifica del budget comporta l’ottimizzazione integrata e continua delle risorse, per ottenere sempre i migliori risultati per l’azienda.

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Dalla gestione quotidiana verso la pianificazione finanziaria aziendale evoluta

Chi si occupa di Corporate Performance Management riceve di continuo report e grafici con valori da confrontare con gli indicatori fissati in precedenza. Vengono generati elaborando dati di diverse tipologie e provenienti da più fonti: database interni, istituti finanziari, società del gruppo. I dati sono spesso di diversi formati, da omogeneizzare. La quantità e la frequenza di arrivo sempre maggiori allungano i tempi di elaborazione. I classici software gestionali, quindi, possono supportare solo in parte i responsabili dell’area finanziaria, sovraccaricando gli addetti della funzione IT.

Come rendere più efficienti le fasi della pianificazione finanziaria aziendale

Nella pianificazione finanziaria aziendale vengono rilevati costi organizzativi, spese e ritorno economico degli investimenti, costi della supply chain, rimborsi periodici dei finanziamenti esterni. Nelle multinazionali si aggiungono problemi di conversione valutaria e di inflazione differenziale. Rimane sempre fondamentale verificare l’andamento dei flussi di cassa con i relativi scostamenti e vigilare sui termini di incasso con i clienti e di pagamento con i fornitori.

Nel controllo di gestione le verifiche sono frequenti per individuare prima possibile eventuali anomalie, evitando ripercussioni negative. Scostamenti dagli andamenti attesi e indicatori di periodi con carenza di liquidità necessitano di interventi immediati.

Questo per dati consolidati, relativi alla situazione corrente. Poi servono anche elementi utili alla pianificazione aziendale strategica, di medio/lungo periodo. Per fornire indicazioni operative necessarie per mantenere l’azienda sulla strada della profittabilità, quindi, occorrono software di ultima generazione con tecnologie avanzate che garantiscono elaborazioni più veloci e risultati più accurati.

Hanno interfacce intuitive, come quelle delle applicazioni di ufficio. Generano grafici e tabelle con andamenti dei valori reali ed eventuali scostamenti da quelli attesi. Permettono simulazioni dinamiche per previsioni a breve (più definite perché basate su dati reali) e a lungo termine. Queste ultime sfruttano algoritmi evoluti sulla base di rilievi statistici di serie storiche e, volendo, specifici parametri di contesto forniti dall’utente.

Quali sono le tecnologie avanzate più utili per la pianificazione finanziaria

Nelle auto oggi i cruscotti digitali e interattivi sono gradevoli nell’aspetto e facili da leggere. Ci sono anche sensori e tecnologie relative alla sicurezza: frenata assistita, mantenimento della corsia, telecamere di posizionamento. Il navigatore indica il percorso ottimale e in quanto tempo è previsto l’arrivo. Anche nei nuovi software per la pianificazione finanziaria aziendale, e non solo, vengono aggiunte funzioni derivanti da tecnologie avanzate per aiutare le aziende a reperire in maniera sempre più veloce, intelligente e sistematica le informazioni necessarie per una valida pianificazione finanziaria.

Dal mondo dell’Intelligenza artificiale arrivano gli algoritmi di machine learning, che “apprendono” sempre meglio come ottimizzare attività ripetitive e noiose, come la riconciliazione automatica, per avere chiusure contabili efficaci in tempi rapidi. SAP, Oracle, Tagetik, Board, IBM, Solver, questi i nomi dei principali fornitori di soluzioni specialistiche, tutte diverse tra loro, ma con analoghe finalità: gestire i dati di sintesi per interpretare il prima possibile l’andamento (la performance) dell’azienda e intervenire in caso necessario (le capacità di simulazione, rispetto a scenari alternativi, sono essenziali in queste tecnologie). Grazie ai progressi enormi in tutti i campi della tecnologia software (non ultimo le tecniche di gestione dei dati “in memory”), l’elaborazione di grandi volumi di dati (Big Data) ha una velocità enormemente maggiore con prestazioni che migliorano fino al 200%.

Per sfruttarla al meglio si può anche impiegare il grid computing, con cui l’elaborazione avviene in modo distribuito su diversi computer collegati tra loro in rete. L’elaborazione in cloud in internet garantisce la scalabilità delle prestazioni perché il numero dei computer aumenta e diminuisce in modo dinamico, secondo le esigenze.

Nei software evoluti di gestione della pianificazione finanziaria, infine, sono presenti algoritmi di analisi predittiva (predictive analysis) che generano previsioni sempre più accurate e affidabili. Diversi produttori ne dimostrano già le funzionalità.

Non si può dire se nelle aziende verranno largamente utilizzati a breve o nei prossimi anni. Nel frattempo la strada è tracciata e i consulenti di alto profilo sono pronti per sostenerle.

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