Per fare un esempio, da un punto di vista legale, tutte le nostre email sono inviate con firma semplice; e se questo tipo di firma non può essere valido per sottoscrivere un contratto, è adeguata per affermare “ho letto questo documento, sono consapevole del suo contenuto e lo attesto con questo flag”: è adeguata come firma per presa visione.

Firma per presa visione: la tecnologia

Il nostro centro di attenzione può spostarsi dunque dal piano organizzativo a quello tecnologico. Abbiamo bisogno della tecnologia perché solo una soluzione software strutturata e in grado di gestire decine e centinaia di “ho letto questo documento, sono consapevole del suo contenuto e lo attesto con questo flag” può essere la risposta adeguata alla gestione di questo mini-processo.

Mini-processo: forse il termine non è dei più innovativi, ma aiuta a comprendere che è necessario uno sguardo di insieme sul valore di questa “raccolta firme”.

La firma per presa visione può essere inserita in un processo di formazione per attestare l’avvenuta condivisione di un certo tipo di contenuto, oppure può essere legata ai sistemi di qualità che impongono standard procedurali ben definiti che devono essere noti a tutta l’azienda, dal CEO agli operai sulla linea di produzione, oppure può essere determinante nel rendere consapevoli tutti i dipendenti sulle regole di sicurezza sul lavoro, e così via.

Gli esempi possono avere sfumature diverse ma altrettanto interessanti se muoviamo il nostro sguardo verso le relazioni coi clienti o coi fornitori con i quali vogliamo condividere informazioni essenziali, sempre aggiornate, garantendo al contempo la sicurezza ed evitando gli allegati a mail che minano la nostra possibilità di sapere chi ha accesso a determinati documenti.

Abbiamo dunque bisogno di una piattaforma che:

• Garantisca e tracci tutte le operazioni di firma su un documento
• Dia certezza delle persone coinvolte nel processo di firma
• Eviti il rischio che una determinata informazione finisca “nelle mani sbagliate”
• Permetta di gestire le firme di qualunque cliente, collaboratore, dipendente in smart working od operaio alle linee di produzione
• Sia integrabile con qualunque altro processo digitale (non solo documentale) in azienda.

Read&Sign è la soluzione Horsa di firma per presa visione

Read&Sign è la soluzione Horsa che offre la possibilità di firma per presa visione in maniera semplice, immediata e pronta all’uso. Lo strumento risponde ai bisogni sopra evidenziati ed è costituita da un portale integrato con il documentale; da questo, infatti, è possibile controllare tutto ciò che viene pubblicato su Read&Sign. Non esiste il rischio che un’informazione possa finire nelle mani sbagliate. La firma per conferma di presa visione può essere uno step di un processo molto più articolato e può anche abilitare l’ingresso alla postazione di lavoro.

Il portale, con una serie di icone molto intuitive, notifica all’utente le azioni richieste e restituisce una reportistica istantanea al responsabile del processo.

Read&Sign, integrata nell’offerta di soluzioni documentali DocLife, è una soluzione adatta soprattutto a quelle aziende in cui il numero di soggetti coinvolti nel processo di firma per presa visione è elevato, e dunque quando automatizzare questo processo consente di ridurre sensibilmente le tempistiche generali e i colli di bottiglia.

L'articolo Firma per presa visione in automatico: perché scegliere Read&Sign proviene da Horsa Blog.

Spesso, nei processi di evoluzione delle aziende verso la digitalizzazione, si evidenzia un elemento che erroneamente viene considerato secondario: quello delle tracce documentali che “restano” a seguito dell’implementazione di nuovi processi produttivi o commerciali. Troppe informazioni rilevanti (una fattura, un contratto, le specifiche di prodotto inviate a un fornitore, le rilevazioni degli strumenti o software utilizzati, ecc. ecc) non vengono trattate e si accumulano nelle caselle di posta, sui server e nei pc, esattamente come una volta, quando erano cartacee, si accumulavano sulle scrivanie. Diventano quindi irrintracciabili e inutilizzabili.

Non valorizzare questo aspetto crea inefficienze e a volte difficoltà anche legali. Per questo motivo Horsa ha integrato nella propria offerta una soluzione modulare di gestione documentale: DocLife.

DocLife per la digitalizzazione dei documenti aziendali

DocLife è come una scrivania virtuale in grado da un lato di “tenere in ordine” in maniera automatica tutti i documenti prodotti con altri applicativi e dall’altro di gestire quelle procedure che sono puramente documentali ma che hanno un forte impatto nel lavoro quotidiano.

Le procedure sono configurabili secondo le esigenze specifiche, ma pensando alla semplificazione necessaria soprattutto nei primi passi verso la digitalizzazione, DocLife consente di:

• Archiviare automaticamente i documenti
• Firmare elettronicamente anche vari documenti contemporaneamente
• Attivare processi autorizzativi anche con numerosi soggetti coinvolti
• Condividere, attraverso un portale dedicato, i documenti con soggetti esterni all’azienda in piena sicurezza
• Richiedere la conferma di lettura a molti soggetti su uno o più documenti specifici

Il primo passo per procedere verso una completa ed efficace digitalizzazione dei documenti aziendali, quindi, è quantificare in modo adeguato i benefici che deriveranno da una gestione razionalizzata di informazioni e documenti. E occorre certo considerare, in questa analisi, sia le tecnologie sia le competenze specifiche di chi dovrà mettersi in gioco. Questo è un buon punto di partenza, ma non basta. Bisogna prestare attenzione, e fare in modo di inserire nel processo, tutte le informazioni rilevanti che, se non trattate, si accumulano in vari repository e diventano irrintracciabili. Una mappa di queste informazioni è quindi sicuramente fondamentale. E DocLife è la soluzione che si occupa di queste necessità.

L'articolo Digitalizzazione dei documenti aziendali: come renderla semplice ed efficace proviene da Horsa Blog.