Professional Services: perché il project e il task management sono fondamentali

Spesso, parlando di Professional Services, emerge molta confusione su chi fa parte di questo settore e quali sono le caratteristiche comuni. Cercando di fare un po’ di chiarezza possiamo dire che rientrano nel perimetro dei professional services tutti i servizi erogati da professionisti/aziende che “producono” valore. Questi servizi hanno alcune caratteristiche ben precise tra cui l’intangibilità del bene venduto e il valore erogato tramite due driver, il tempo e le competenze.

Tipicamente queste aziende erogano consulenza sotto forma di servizi e progetti. Per questo i professionisti del settore hanno l’esigenza di avvalersi di strumenti di project management e task management che li aiutino a governare qualsiasi tipo di progetto e attività dall’inizio alla fine.

Rientrano nella categoria le agenzie di marketing, gli studi professionali, le società di consulenza e di ingegneria. Il settore quindi è vastissimo ed è difficile individuare nei progetti di questo tipo caratteristiche trasversali comuni. Nel paragrafo seguente proveremo a definire alcune caratteristiche fondamentali da tenere in considerazione per governare progetti nel settore dei PS.

Professional Services: I 3 fattori da monitorare nei servizi

I professionisti hanno la necessità di gestire diversi fattori, fondamentali per la riuscita del progetto stesso, e sono:

  1. la gestione delle scadenze;
  2.  la gestione delle risorse e del carico di lavoro;
  3. aumentare la marginalità e quindi il profitto.

Rispettare le scadenze è uno degli aspetti più importanti e delicati da considerare in questa tipologia di progetti perché significa raggiungere uno degli obiettivi di settore che è la soddisfazione del cliente. Rispettare le scadenze significa anche non sforare i costi previsti nella fase iniziale di progetto.

Cosa concorre a monitorare e gestire i costi di progetto? Sicuramente la volontà di tracciare tutte le attività e il carico di lavoro delle risorse assegnate a quel progetto contribuiscono ad avere un quadro più chiaro e dettagliato, evitando di imbattersi in sorprese e potendo in questo modo gestire eventuali criticità addirittura prevedendole.

La pianificazione dei progetti nel rispetto di tempi e budget è fondamentale anche per garantirsi la profittabilità e la marginalità di progetto, che è l’obiettivo principe per un professionista del settore in cui è il progetto stesso a dover generare profitto.

È molto importante individuare e monitorare tutti i costi di progetto, in cui rientrano anche quelli a contorno, legati ad attività come riunioni, preparazione di documentazione e telefonate. Conoscere tutte le entrate e le uscite aiuta ad avere il pieno controllo del progetto.

Riepilogando, pianificare progetti nel rispetto dei tempi e del budget e avere la visibilità totale dell’intero portfolio progetti aiuta la buona riuscita dei progetti stessi.

Professional Services: qual è l’obiettivo comune ai progetti e quali sono i fattori per raggiungerlo

L’obiettivo di questi progetti è fondamentalmente quello di ottenere la soddisfazione dei clienti, creando contemporaneamente un giusto “riconoscimento” (i.e. profitto) per chi eroga il servizio. Per raggiungere questi risultati è fondamentale:

  1. Definire quali sono gli obiettivi (espressi, inespressi, espressi male…:))
  2. Governare gli aspetti economici del progetto (preventivo/consuntivo)
  3. Analizzare i dati di progetto, e rivederlo. Azione utile, questa, per fare stime sempre più precise nei progetti futuri.

Diventa fondamentale tracciare il tempo impiegato dalle risorse coinvolte nel progetto (la consuntivazione), e su quali attività, monitorare l’effort e poter gestire la capacity delle persone. Questo consente di essere più efficienti e gestire serenamente le eventuali criticità di progetto.

I tool di project e task management aiutano e supportano i professionisti nella gestione di tutti questi fattori, diventando fondamentali per il successo del progetto.

L’importanza di un software dedicato

Un software dedicato aiuta anche nella creazione di processi replicabili in progetti futuri attraverso l’utilizzo di template personalizzabili. Questa pratica prevede un effort iniziale maggiore perché serve del tempo per costruire il modello ma poi ripagherà nei progetti futuri. Grazie alla costruzione di template, e alla personalizzazione dello strumento, riusciamo a migliorare drasticamente la qualità del lavoro, ottimizzando il tempo e occupandoci di attività a valore, riducendo il tempo dedicato ad attività ripetitive, burocratiche e poco produttive. Inoltre gli strumenti di project e task management aiutano i team di progetto a ottimizzare il tempo dedicato alla creazione di presentazioni, documentazione e analisi da condividere con il cliente, grazie alla possibilità di creare report e dashboard condivisibili con il cliente e i colleghi.

I Professional Services nei loro progetti devono considerare anche altri aspetti più operativi, come:

  • La pianificazione e assegnazione dei task di progetto
  • L’aspetto collaborativo del team
  • La prioritizzazione dei task

I tool di task management aiutano i team a gestire questi aspetti, in particolare se i team imparano ad organizzare le attività e ad assegnarle alle singole persone è possibile anche gestire le priorità e tracciare lo stato di avanzamento di ogni task.

Questi aspetti aiutano a concludere con successo e soddisfazione tutte le attività e i progetti.

In conclusione, la gestione dei progetti nei Professional Services non deve essere avvertita come una perdita di tempo ma esattamente il contrario. Grazie a strumenti di project e task management si è in grado di ottimizzare il tempo dedicato ad attività a valore, rispettando le scadenze di progetto e anticipando eventuali problematiche con il fine ultimo di soddisfare le aspettative del cliente e creare profitto!